”Scuze, sunt într-o ședință.   Te sun eu imediat!!!”

Articol apărut în numărul 49 al Revistei Today Software Magazine

Auzim acest lucru din ce în ce mai des, deoarece ședințele ne ocupă o mare parte din activitatea noastră de zi cu zi. Astfel foarte frecvent programăm ședințe și participăm la ele când dorim să stabilim ceva. Având foarte multe astfel de întâlniri, ședințele ineficiente au devenit unul dintre principalii hoți de timp care ne dau productivitatea peste cap. Dacă mai adăugăm faptul că 69% din oameni consideră ședințele ca fiind neproductive, iar procentul de oameni care adorm la ședințe este de 9%, putem concluziona că ședințele pot să influențeze major performanța de la locul de muncă.

Angajatorii au înțeles această nevoie a angajaților, mai ales în contextul în care ea devine uneori acută chiar și în zona de middle management. Uneori în căutarea acestor soluții, s-a pierdut din vedere faptul că nevoile generaționale sunt diferite. Reacțiile unui milenar (născut între 1980-2000) față de ședințe sunt diferite de cele ale unei persoane aflate în prag de pensionare sau față de cele ale unui angajat care așteaptă o promovare pentru că este deja de 10 ani în companie.

De unde pornim?

Microsoft Corp a realizat un studiu în care reiese că datorită unui stil de viață din ce în ce mai digitalizat, tinerii își pierd atenția asupra unui lucru în 8 secunde. 77% dintre intervievați, cu vârsta între 18 și 24 de ani, au afirmat că în momentul în care nimic nu le ocupă atenția direct, se îndreaptă către telefonul mobil.

În ceea ce privește interacțiunea, deși cunoscători și amatori de tehnologie, grupul în cauză preferă ședințele față în față în detrimentul video conferințelor. Dan Schawbel afirmă despre generația milenară că sunt “o generație care dorește să se facă auzită și să aibă conversații decât să stea și să se uite la un video-proiector” .

Observăm că nevoile generațiilor sunt diferite, dar există o serie de acțiuni care aduc toate generațiile pe aceeași frecvență în ceea ce privește eficiența ședințelor. Acestea sunt:

• Alegeți moderatori pentru ședințe și încercați ca de fiecare dată să fie altă persoană. Dacă ședința este mai lungă de 45 de minute puteți să aveți doi moderatori pentru a implica cât mai multe persoane.
• Alocați un rol activ și celorlalte persoane. O persoană poate să țină timpul, alta să noteze deciziile, iar cineva să se asigure că discuțiile nu deviază de la subiect.
• Încercați să limitați prezența gadgeturilor pe cât posibil în cadrul ședințelor. Rugați participanții să nu își ia cu ei telefonul sau tableta. În schimb, pregătiți pixuri și foi pentru ca fiecare să își noteze întrebările sau nedumeririle.
• Doar 43% dintre ei își vor aduce aminte imediat după sedință despre ce a fost vorba deci trimiterea unui output trebuie să fie primul lucru pe care moderatorul îl face. În cazul în care trasați anumite sarcini output-ul poate să fie transmis și printat, pentru a ne asigura că am oferit toate informațiile.
• Reduceți pe cât posibil conferințele telefonice sau pe Skype dacă acestea sunt de grup. Puteți în schimb să țineți ședința cu cei din grup și să aveți un responsabil care comunică ce s-a discutat cu persoana aflată la distanță.
• Discutați anumite subiecte doar cu cei vizați direct de topic și nu alături de toți participanții la sedință. De exemplu, dacă se iscă discuții care interesează/ vizează doar 2-3 persoane, este de preferat să continuați discuția doar cu aceștia, în afara sedinței, pentru a nu face restul audienței să asiste la o discuție care nu e relevantă pentru ei.

Încercând să îmbunătățiți puțin câte puțin la ședințele voastre, aplicând soluțiile pe care le vedeți că functionează pentru voi, transformați aceste întâlniri regulate în momente utile, pline de transfer de informație și generare de idei creative.

“Scuze, am uitat să te sun, am avut o ședință foarte plăcută și mi-a zburat gândul…”

Surse

1. http://www.apbspeakers.com/resources/whitepapers/SchawbelWhitePaper.pdf
2. https://www.cimunity.com/fileadmin/uploads/startseite_de/What-Millennials-Want-in-Meetings.pdf
3. The manager’s pocket guide to strategic and business planning by Stephen G. Haines

Autor:

Vlad Haiduc – Teambuilding Manager
Livrare: Teambuilding,Training
Email: vlad.haiduc@happy-employees.eu
LinkedIn