Scurtează ședințele cu 11 strategii testate – Partea 1

Angajati FericitiTeam building

Imaginează-ți că ai puterea să scurtezi o ședință. Ai face un cadou membrilor echipei cu ceea ce au nevoie și își doresc – mai mult timp. Ai fi un erou. Puterea stă în mâinile tale. Să scurtezi o ședință nu e magie. Nu trebuie să fii în conducerea executivă. Trebuie pur și simplu să încerci aceste tehnici de salvare a timpului.

1. Fii pregătit. Această idee pare a fi de bun simț, și totuși nu este pusă tot timpul în practică. Toată lumea este așa de ocupată; nu au timp pur și simplu să se pregătească. Liderii nu-și construiesc agenda, și timpul va fi irosit discutându-se despre procesul pe care grupul trebuie să-l urmeze. Participanții nu-și fac temele, și ședințele se rezumă la presupuneri și speculări. Până și pregătirea logistică este deobicei lăsată nefăcută, și timpul se pierde căutând flipchart-uri, proiectoare, sau scaune. Pregătirile ajută un grup să-și îndeplinească scopul rapid și eficient.

2. Începe ședința la o oră neobișnuită. Ședința obișnuită este programată să înceapă la fix sau la și jumătate. Acest lucru face mai ușor să programezi ședințe una după alta. Acesta duce și la întârzieri cronice, cum fiecare ba se opresc la baie, ba își pun o cafea, sau își verifică mesajele. Timpul este irosit cum participanții așteaptă pe cei mai întârziați. O strategie bună pentru rezolvarea acestei probleme este începerea ședinței la o oră neobișnuită. Încearcă să programezi ședința la 10:10 sau 14:37. Ciudățenia timpului de începere ajută oamenii să ajungă la timp din două motive. Prima dată au timp să se ocupe de nevoile lor dintre ședințe. A doua chestie, este mai probabil să observe timpul de începere și să înțeleagă că precizia e un factor important.

3. Fă clar și specific scopul ședinței. Este foarte dificil ca un grup să fie rapid în a-și termina lucrul, dacă nu le este clar ce trebuie să realizeze. Grupul are nevoie de sens și scop și dacă vreunul din acestea lipsesc, membrii vor consuma extrem de mult timp în căutarea unei direcții. Un sens clar al direcției dă energie unui grup și îl păstrează focusat. Puțin sau deloc timp este irosit lucrând la detalii irelevante.

4. Planifică doar timpul de care ai nevoie. Să presupunem că ești sigur că vei putea îndeplini scopul ședinței în 50 de minute. Planifici o ședință de 50 de minute? Majoritatea persoanelor o planifică pentru o oră, pentru a avea și timp de buffer. Munca se extinde pentru a ocupa tot timpul care i s-a alocat. Dacă consideri că ai nevoie de 50 de minute, atunci programează 50 de minute. Aceasta te va forța să stai focusat și să continui ședința exact cum ai planificat.

5. Folosește un facilitator. Ședințele deseori ajung într-un punct mort, când participanții se străduiesc să treacă peste o barieră. Acest moment este exact acela în care un facilitator poate ajuta. Job-ul lor numărul 1 este să prevină echipele să devină sau să rămână blocate. Facilitatorii oferă o gamă largă de activități și tehnici pentru ghidarea rapidă a unui grup prin zone mai dificile cu un efort minim.

(Sursa articolului: www.teambuildingtips.com)

Pentru partea a 2-a click AICI